我相信可能很多人都不知道「軟體需求規格書 ( SRS )」和「徵求建議書 ( RFP )」的區別，其實 RFP 只是籌獲方在完成資訊系統需求規劃後，對供應方提出軟體需求功能的『概要描述』，資訊系統供應方在確定承做後，應依據 RFP 的『概要描述』對籌獲方的使用者進行深入訪談、確認需求細節，進一步提出需求分析、軟體規劃、功能規格 ( 含其與 RFP 功能需求的對應回溯表 )，完成「軟體需求規格書」經籌獲方審核簽認後，做為未來驗收軟體的準據之一，也是下一步交給程式設計人員開發軟體的「軟體設計說明書 ( Software Design Description，SDD )」的參考來源。

如果籌獲方在委請供應商承做軟體開發設計之前已經完成「軟體需求規格書」，那麼「軟體需求規格書」就成為「徵求建議書 ( RFP )」的一部份，供應方只須依據 RFP 的「軟體需求規格」提交「軟體設計說明書 ( SDD )」送審核即可。

如果以營建工程來做比喻，「軟體需求規格書 ( SRS )」就是設計藍圖，「軟體設計說明書 ( SDD )」就是施工圖，前者是籌獲方驗收的重要依據，後者是未來軟體系統維護、更新的重要參考。

因為軟體系統在開發期間可能會有需求變更或修正，因此「軟體需求規格書 ( SRS )」和「軟體設計說明書 ( SDD )」也需要配合修訂，並且確保軟體系統在完工驗收時，文件內容必須與最新版本的軟體一致。